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Protokoll VCFB-Orgatreffen vom 03. März 2016
Anwesend: Stefan Höltgen, zeltophil, jaseg, aap, MarBle, sefischer
Verschiedenes
- HU übernimmt Aufnahme und Videoschnitt der Fachtagung (wird später eine CD draus), Streaming kann ggf. über das VOC erfolgen
- 2 Wochen vor dem VCFB ist die Classic Computing (in Nordhorn).
Ausstellen können dort nur Mitglieder des VzEkC. - Von Donnerstag bis Mittwoch ist ein Uni-Transporter für uns reserviert.
- Stefan betreut dieses Jahr keine Stände, hat aber eine Praktikantin. Er fragt sie mal, ob sie Lust hat, die Party mit zu betreuen.
- Für Eintrittskarten müssen wir uns noch was überlegen, ggf. Hachti anfragen.
- Ob wir Ausstellern erlauben, Dinge zu verkaufen, ist Einzelfallentscheidung. Kommerziell ausgerichte Händler wollen wir eher nicht.
- zeltophil hat beim VOC angefragt. Beim CCCV wurde noch nicht angefragt, wir vermuten aber dass es da keine Probleme geben wird
Fachbesuchertag
- Da das VCFB am langen Wochenende der deutschen Einheit ist, könnten wir die Veranstaltung auf den Samstag erweitern (dann wäre Freitag Aussteller-Aufbau).
- Samstag als "Fachbesuchertag" für Aussteller, Presse und geladene Gäste?
- Sonntag ist die Kurztagung → Vorträge/Workshops auf Sa/Mo legen, um Überschneidungen zu vermeiden?
- zeltophil denkt drüber nach, wie sie das findet. → done, nur Workshops am Samstag, Vorträge an den offenen Tagen
- Samstagabend ist Ausstelleressen, Stefan reserviert das Cafe Chagall.
- Im Bedarfsfall kann jemand im Signallabor übernachten, da dieses nicht vom Wachschutz betreten werden kann.
Party
- Party am Sonntagabend
- irrlicht.project und TheRyk/Thunderbird haben jw. für die Party zugesagt
- Wollen wir eine große Party? → Wir sind nicht abgeneigt, sefischer würde Orga machen, aber wir müssten jemanden finden, der mitfeiert (Hackaday? Maker Faire?)
- In jeden Fall brauchen wir noch Personal für die Party
- zeltophil schreibt eine Mail an Slow, ob er helfen möchte. → bisher keine Antwort
- jaseg schreibt eine Mail an xen, ob er helfen möchte. → hat ggf. Zeit
- Von Seiten des Uni-Wachschutzes gibt es keine Schließzeiten während der Veranstaltung
- Ryo (c-base) hat letztes Jahr die Lichtinstallation im Sofaraum gemacht, zeltophil fragt ihn, ob er das dieses Jahr wieder machen möchte. → done
Presse
- ARD-alpha (früher Bayern-alpha) schicken ein Kamerateam.
Aussteller
- Stefan fragt die Apple-Leute an, ob sie kommen möchten
- Stefan Höltgen organisiert wieder den Game Room, Schwerpunkt "Spiele mit Sprachausgabe"
- CfP-Deadline ist wieder einen Monat vor der Veranstaltung
Teams & Helfer
- aap macht T-Shirts
Finanzen
- 2015 hat sich die Veranstaltung aus Spendengeldern selbst getragen
- Bei der Afra-MV werden wie letztes Jahr 2000€ Budget beantragt