Protokoll VCFB-Orgatreffen vom 03. März 2016

Anwesend: Stefan Höltgen, zeltophil, jaseg, aap, MarBle, sefischer

Verschiedenes

  • HU übernimmt Aufnahme und Videoschnitt der Fachtagung (wird später eine CD draus), Streaming kann ggf. über das VOC erfolgen
  • 2 Wochen vor dem VCFB ist die Classic Computing (in Nordhorn). Ausstellen können dort nur Mitglieder des VzEkC.
  • Von Donnerstag bis Mittwoch ist ein Uni-Transporter für uns reserviert.
  • Stefan betreut dieses Jahr keine Stände, hat aber eine Praktikantin. Er fragt sie mal, ob sie Lust hat, die Party mit zu betreuen. FIXME
  • Für Eintrittskarten müssen wir uns noch was überlegen, ggf. Hachti anfragen. FIXME
  • Ob wir Ausstellern erlauben, Dinge zu verkaufen, ist Einzelfallentscheidung. Kommerziell ausgerichte Händler wollen wir eher nicht.
  • zeltophil hat beim VOC angefragt. Beim CCCV wurde noch nicht angefragt, wir vermuten aber dass es da keine Probleme geben wird

Fachbesuchertag

  • Da das VCFB am langen Wochenende der deutschen Einheit ist, könnten wir die Veranstaltung auf den Samstag erweitern (dann wäre Freitag Aussteller-Aufbau).
  • Samstag als „Fachbesuchertag“ für Aussteller, Presse und geladene Gäste?
  • Sonntag ist die Kurztagung → Vorträge/Workshops auf Sa/Mo legen, um Überschneidungen zu vermeiden?
  • zeltophil denkt drüber nach, wie sie das findet. → done, nur Workshops am Samstag, Vorträge an den offenen Tagen
  • Samstagabend ist Ausstelleressen, Stefan reserviert das Cafe Chagall.
  • Im Bedarfsfall kann jemand im Signallabor übernachten, da dieses nicht vom Wachschutz betreten werden kann.

Party

  • Party am Sonntagabend
  • irrlicht.project und TheRyk/Thunderbird haben jw. für die Party zugesagt
  • Wollen wir eine große Party? → Wir sind nicht abgeneigt, sefischer würde Orga machen, aber wir müssten jemanden finden, der mitfeiert (Hackaday? Maker Faire?)
  • In jeden Fall brauchen wir noch Personal für die Party
  • zeltophil schreibt eine Mail an Slow, ob er helfen möchte. → bisher keine Antwort
  • jaseg schreibt eine Mail an xen, ob er helfen möchte. → hat ggf. Zeit
  • Von Seiten des Uni-Wachschutzes gibt es keine Schließzeiten während der Veranstaltung
  • Ryo (c-base) hat letztes Jahr die Lichtinstallation im Sofaraum gemacht, zeltophil fragt ihn, ob er das dieses Jahr wieder machen möchte. → done

Presse

  • ARD-alpha (früher Bayern-alpha) schicken ein Kamerateam.

Aussteller

  • Stefan fragt die Apple-Leute an, ob sie kommen möchten
  • Stefan Höltgen organisiert wieder den Game Room, Schwerpunkt „Spiele mit Sprachausgabe“
  • CfP-Deadline ist wieder einen Monat vor der Veranstaltung

Teams & Helfer

Finanzen

  • 2015 hat sich die Veranstaltung aus Spendengeldern selbst getragen
  • Bei der Afra-MV werden wie letztes Jahr 2000€ Budget beantragt
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